Figura 1.1
Figura 1.2
Figura 1.3
Figura 1.4.1
Figura 1.4.2 - 1.4.3
Figura 1.4.4
1.1 Qué es Inmotek Online
La base del servicio global inmobiliario Inmotek es su potente aplicación on-line. Para acceder a ella tan solo necesita una conexión a Internet, a través de su explorador puede entrar en nombredesuinmobiliaria.inmotek.com y una vez que haya introducido su nombre de usuario y contraseña podrá usar su aplicación personalizada.
Dicha Aplicación On-line le permite guardar toda su cartera de inmuebles, fotos incluidas, en nuestros servidores. En el mismo momento que guarda su inmueble, éste pasa a formar parte de su base de datos personal, pero además es incluido gratuitamente en el portal inmobiliario OfertaPiso.com de manera instantánea, así como en su Sitio Web. También le permite generar fichas de clientes y cruzar datos en tiempo real de ambas, crear carteles de escaparate y generar un carrusel de video, calcular hipotecas, gestionar su equipo comercial, recibir su correo electrónico, llevar al día su agenda, etc.
1.2 Antes de conectarse
1.2.1 Pantalla de Login | Ver Vídeo
La pantalla de LOGIN nos da la bienvenida cuando ingresamos en la dirección Web nombredesuinmobiliaria.inmotek.com, desde la cual introduciremos nuestro nombre de usuario y contraseña de acceso a Inmotek Online. Recuerde que también puede efectuar el login desde el portal OfertaPiso.com, accediendo al apartado “Servicios para Inmobiliarias”, e introduciendo sus datos de acceso.
Es posible que aparezca un cartel en color rojo avisándonos de que nuestro navegador no es Internet Explorer 7 (para el cual está optimizado el sistema). En tal caso se ofrece un link para descargar esta última versión del navegador de Microsoft, totalmente gratuito.
1.2.1.1 Acceso directo a OP (OfertaPiso)
Desde esta misma pantalla podemos acceder al portal OfertaPiso.com haciendo clic en el acceso directo que encontraremos en la parte derecha de la pantalla.
1.2.1.2 Activación del Carrusel
El carrusel de inmuebles se activa haciendo clic sobre el icono naranja de la parte derecha, introduciendo la contraseña. Mediante su activación, nos permite mostrar en el escaparate los inmuebles, de manera aleatoria y con diferentes transiciones, a través de una pantalla. De esta manera podremos mostrar al público los inmuebles de una manera mucho más dinámica y atractiva. Para saber cómo cambiar el fondo de la exposición, visitar la sección opciones.
1.3 Configuremos en tres pasos Inmotek
La primera vez que accedemos a Inmotek, éste nos recibirá con una serie de pantallas de bienvenida mediante las cuales recoge la información necesaria para el sistema, como los datos de la propia agencia. Para avanzar simplemente debemos hacer clic en el botón “Siguiente”.
1.4 Pantalla de Inicio
Ésta es la pantalla que nos recibe cuando accedemos a la plataforma Inmotek Online, desde ella podemos visitar los diferentes apartados del sistema.
1.4.1 Usuario, Cambiar Contraseña, Salir de Inmotek
En la parte superior central de la pantalla de inicio podemos ver el nombre de usuario con el que hemos accedido y el número de usuarios de nuestra agencia conectados en ese momento. Además incluye un acceso directo para cambiar nuestra contraseña de forma sencilla (es importante variarla cada cierto tiempo, para optimizar la seguridad), y un botón para salir de la aplicación. Importante: Es conveniente salir de la aplicación mediante el uso del botón “Salir”, ya sea éste o el que se incluye en la parte superior izquierda del apartado Software de Gestión. De lo contrario habrá que esperar 3 minutos si queremos volver a ingresar en la plataforma, tiempo durante el cual el sistema dará el siguiente mensaje de error: “Máx. Licencias Superadas”. También es posible que se muestre este mensaje de error si ya están conectados tantos usuarios como número de licencias de uso tenemos contratadas (por defecto una). Por ejemplo, si tengo contratada una licencia de uso adicional además de la primera, en total tendré dos licencias de uso. Si ya hay dos compañeros míos trabajando bajo la aplicación, deberé esperar a que uno de ellos abandone el sistema para poder acceder yo.
1.4.2 Software de Gestión: Inmuebles, Promociones, Clientes, Gestiones
En la parte superior encontramos la parte “Software de Gestión” que recoge todas las secciones indispensables para la gestión de nuestra agencia (y que detallaremos después), como los inmuebles, las promociones de obra nueva, la cartera de demandantes, listados de proveedores y llamadas...
1.4.3 Más Inmotek: Correo Web y Agenda, Ofertas Especiales, Inmuebles del Grupo, Bolsa de Inmuebles
En esta parte encontramos una serie de características adicionales para facilitar el trabajo de los profesionales inmobiliarios. Aquí podemos, por ejemplo, consultar el correo electrónico desde cualquier ordenador del mundo con Internet, sin tener que configurar la cuenta de Outlook.
1.4.4 Acceso, Personalizar, Favoritos y Búsqueda
En la parte derecha encontramos esta serie de botones que nos permiten realizar diferentes acciones. Especial importancia para el botón Opciones, que será tratado más adelante junto con el resto de botones.
1.4.5 Novedades Inmotek, Noticias, Enlaces
Es la parte inferior de la pantalla de Inicio. Puede mostrar diferentes informaciones según cómo lo configuremos, por ejemplo: las últimas novedades de Inmotek, Noticias del mundo, publicidad, etc.
Figura 2.1.1
Figura 2.1.1.1
Figura 2.1.1.4
Figura 2.1.1.5
Figura 2.1.2.1
Figura 2.1.2.2 - 2.1.2.3 - 2.1.2.4
Figura 2.1.2.5 - 2.1.2.6
Figura 2.1.3
Figura 2.1.3.2
Figura 2.1.3.5
Haremos clic en uno de los apartados (inmuebles, promociones, clientes, gestiones) para acceder a la parte de la aplicación correspondiente al software de gestión propiamente dicho. A partir de ese momento podremos ver una serie de botones en la parte superior izquierda: el botón inicio sirve para volver a la pantalla de Inicio, el botón salir sirve para abandonar por completo Inmotek Online y terminar la sesión correctamente (de lo contrario deberemos esperar 3 minutos si queremos volver a ingresar en el sistema), y el botón inmediatamente inferior a estos nos permite navegar entre las 4 secciones del software de gestión de una manera ágil y sencilla.
2.1 Inmuebles | Ver Vídeo
Desde el apartado de Inmuebles podremos dar de alta nuevos inmuebles, editar los que tenemos, dar bajas, añadir fotografías, adjuntar señales y contratos, y seguir el ciclo de vida de los inmuebles de nuestra cartera. Además todos los inmuebles incluyen cruces automáticos con nuestra cartera de demandantes. Al hacer clic en el botón “Inmuebles” accederemos al Listado de Inmuebles.
2.1.1 Nuevo Inmueble
Para insertar un nuevo inmueble en nuestra cartera, debemos hacer clic en el botón “Nuevo Inmueble” que tenemos en la parte superior derecha. A continuación aparecerá justo debajo una línea que contiene los diferentes tipos de inmueble que pueden introducirse (Piso | Chalet | Local | Oficina | Nave | Terreno | Garaje | Trastero) y simplemente debemos hacer clic en el tipo de inmueble que nos interese. En ese momento accederemos a la ficha de inmueble...
2.1.1.1 Datos Inmueble
Las fichas de inmueble se componen de diferentes pestañas, como podemos apreciar en la parte superior. Cuando creemos un nuevo inmueble, la primera pestaña que debemos rellenar es ésta, la pestaña “Datos Inmueble” que nos aparecerá por defecto. La información de esta pestaña será de origen público, publicándose en los portales, a excepción claro está, de la dirección del inmueble que es totalmente privada siempre. Cabe señalar que ciertos datos (precio, metros, notas, etc.) son validados por el sistema, para evitar información incompleta o incorrecta.
2.1.1.2 Datos Privados
Una vez rellenados la ficha Datos Inmueble y pulsado el botón “Guardar” de la parte superior, podremos acceder al resto de pestañas de la ficha del inmueble. La primera que nos encontraremos es Datos Privados. Aquí podremos introducir los datos de los propietarios, notas privadas, calcular las comisiones por venta y observar los cruces con la cartera de demandantes, entre otras características. En la versión demo del programa varias de estas opciones estarán deshabilitadas. Recuerde que puede solicitar una demo completa.
2.1.1.3 Visitas y Ofertas
Tercera pestaña de un inmueble. Aquí podemos gestionar las visitas físicas que recibe el inmueble, así como las ofertas recibidas. En este apartado podemos configurar la información que mostraremos de este inmueble en el escaparate, mediante el editor de texto de la ficha. Para ello simplemente haremos clic en “Generar Texto”, lo editaremos, haremos clic en “Guardar Texto”. Y para terminar haciendo clic en “Generar Ficha” podemos ver una vista previa de la ficha, seleccionando las fotos que deseamos incluir y el fondo de la ficha. Esta pestaña está inactivo en la versión demo.
2.1.1.4 Fotos
En la pestaña Fotos podremos incluir las fotografías que tengamos del inmueble. El proceso es muy sencillo: simplemente haremos clic en “Examinar” y seleccionaremos la foto que deseamos incluir. Una vez incluida podemos destacarla como fotografia principal haciendo clic en el círculo de la izquierda (columna “Principal”), esto sirve para que aparezca como la fotografía principal en la publicación en portales. Además podremos añadir una descripción de texto sobre la fotografía en el recuadro blanco, guardándolo haciendo clic en el disquete que aparece junto a dicho recuadro. Si el tamaño es excesivo, el propio Inmotek se encargará automáticamente de reducir la imagen, por debajo de los 100Kb. Por último podemos eliminar una fotografía haciendo clic en el aspa roja de la derecha.
2.1.1.5 Señal
En este apartado podemos generar la señal del inmueble. Haremos clic en “Quiero crear un documento de Señal para este inmueble” y rellenaremos los datos necesarios. Se podrá adjuntar un archivo haciendo clic en el botón “Examinar” de la parte inferior.
2.1.1.6 Contrato
En este apartado podemos generar el contrato del inmueble. Haremos clic en “Quiero crear un documento de Contrato para este inmueble” y rellenaremos los datos necesarios. Se podrá adjuntar un archivo haciendo clic en el botón “Examinar” situado en la zona inferior.
2.1.2 Otras características de la Ficha de Inmueble
Existe una serie de opciones adicionales que podemos encontrar en varias de las pestañas de la ficha de inmueble. A continuación se recogen las más importantes.
2.1.2.1 Quitar de Cartera
En la parte superior de la ficha encontramos el botón “Quitar de Cartera”. Nos permite retirar el inmueble de nuestra cartera activa. Al hacer clic en el botón se desplegará en la parte superior una selección que nos deja elegir el motivo de la retirada (gestionado por otra inmobiliaria, gestionado por el propietario, retirado del mercado) y la fecha. Entonces haremos clic en el botón Guardar y el inmueble pasará a la carpeta correspondiente, por ejemplo: Gestión Perdida/Ventas. Para visitar los inmuebles en dicha carpeta podemos usar el navegador de carpetas que aparece en la parte de la izquierda sobre un fondo azul.
2.1.2.2 Imprimir
El botón Imprimir permite la impresión de uno o varios inmuebles. Podremos elegir diferentes tipos de impresión, según sea para uso interno o para entregar a clientes.
2.1.2.3 Imprimir en Word
Imprimir en Word permite la exportación de los datos de un inmueble a un archivo de Microsoft Word. Éste será editable para su posterior impresión.
2.1.2.4 Copiar Inmueble
Este botón permite realizar una copia del inmueble de forma sencilla y rápida. Crea un inmueble exactamente igual al que estamos viendo, a excepción de las fotografías. Una vez creado le asigna una referencia y nos lo muestra en pantalla para hacer los cambios necesarios. Esta herramienta es especialmente útil para poner un piso en venta y alquiler simultáneamente, o para una serie de chalets de idénticas características o de reciente construcción.
2.1.2.5 Histórico de Modificaciones
Aparece en la parte baja de la ficha, y haciendo clic se desplegará las fechas de las últimas modificaciones que se han realizado sobre la ficha de ese inmueble, quién lo ha editado y el precio anterior en caso de ser modificado.
2.1.2.6 Estadísticas
Las estadísticas en la ficha de un inmueble hacen referencia al número de visitas que éste ha recibido tanto a través del Sitio Web de nuestra inmobiliaria, como desde el portal inmobiliario OfertaPiso.com. Normalmente aparecen en la parte inferior de la ficha.
2.1.3 Listado de Inmuebles
Cuando accedemos al apartado de “Inmuebles” desde la pantalla de Inicio de Inmotek Online, aparece el listado de inmuebles que tenemos en cartera. Si el número de inmuebles es mayor de 100, en pantalla aparecerán sólo los cien primeros, pudiendo acceder a los siguientes haciendo clic en una flecha que aparecerá en la parte superior del listado. Desde esta pantalla además podemos realizar varias acciones.
2.1.3.1 Navegador de Carpetas
Para una mayor facilidad en el manejo de los diferentes tipos de inmuebles que tenemos, se incluye un navegador de carpetas. Se llama así a los enlaces que aparecen al lado izquierdo del listado de inmuebles, sobre un fondo azul oscuro. Por defecto estaremos dentro de la carpeta de “Todos” los inmuebles que tenemos “En Cartera”. Haciendo clic en otras carpetas se pueden ver los inmuebles destacados, los inmuebles modificados el último mes, los que han sido gestionados, los que se han borrado, etc.
2.1.3.2 Buscar por Texto
Las búsquedas se encuentran en la parte superior del Listado de Inmuebles, y nos permiten encontrar inmuebles de una manera más rápida, especialmente cuando tenemos una cartera muy grande. La búsqueda por texto permite buscar inmuebles según una referencia (Id) concreta, un teléfono o un texto determinado dentro de la ficha. Para efectuar la búsqueda basta con hacer clic en el pequeño botón que está junto al criterio que usamos para buscar. El botón de la derecha “Restablecer” permite volver a la vista general, una vez terminadas las búsquedas.
2.1.3.3 Buscar Inmuebles
Esta búsqueda permite establecer diferentes criterios para mostrar una serie de inmuebles que se ajusten a ciertas características. Por ejemplo una localidad, precio, habitaciones, garaje, etc.
2.1.3.4 Mostrar más Detalles
Muestra en el listado los propietarios de cada inmueble además del resto de información. Si lo que se desea es que no se vea la dirección tampoco en estos listados, accederemos al apartado opciones (explicado posteriormente) y deseleccionaremos la casilla “Ver Dirección en consultas” del subapartado “Opciones Varias” (no visible en la versión demo de Inmotek Online). También es posible no mostrar los resultados en Pesetas deseleccionando “Ver moneda alternativa en consultas”.
2.1.3.5 Tasaciones
Por último destacar la posibilidad de introducir tasaciones de inmuebles, haciendo clic en “Tasaciones”, en la parte izquierda de la pantalla del listado de inmuebles, en la parte superior del navegador de carpetas. Al hacer clic accederemos a la carpeta de Tasaciones, donde podremos incluir una “Nueva Tasación” de forma similar a la introducción de inmuebles, pero con datos más reducidos.
Figura 2.2.1.1
Figura 2.2.1.4
Figura 2.2.2
Figura 2.2.3
El segundo gran apartado del Software de Gestión son las Promociones de obra nueva. Al igual que en el caso de los inmuebles, simplemente debemos hacer clic en “Promociones” desde la pantalla de Inicio de Inmotek Online, para acceder al Listado de Promociones.
2.2.1 Nueva Promoción
Haremos clic en “Nueva Promoción”, en la parte superior central de la página, para agregar una nueva Promoción de obra nueva. Se abrirá la ficha en blanco de promociones, donde empezaremos a rellenar los datos correspondientes mediante un sistema de pestañas, al igual que los inmuebles. Para la publicación en portales de Promociones es especialmente importante agregar la mayor información posible.
2.2.1.1 Detalle
Es la pestaña que empezaremos a rellenar por defecto. Hasta que no rellene y haga clic en “Guardar” no podrá acceder al resto de pestañas. Los datos más consultados a la hora de hacer búsquedas los usuarios de Internet son los que aparecen en la parte inferior: Precio mínimo y máximo, Superficie mínima y habitaciones mínimas. No olvide rellenarlo.
2.2.1.2 Situación
En esta pestaña se adjunta la información relativa a la situación geográfica de la promoción. Además, al igual que otras secciones, permite incluir imágenes.
2.2.1.3 Cómo Llegar
Permite explicar el trayecto de llegada al enclave desde 4 posicionamientos diferentes. También se pueden incluir imágenes.
2.2.1.4 Memoria
Memoria de calidades de fabricación, para incluir el tipo de materiales empleados en la obra. Se trata de una información especialmente interesante para los clientes potenciales.
2.2.1.5 Tipologías
Permite definir hasta 3 tipologías diferentes para cada una de las promociones introducidas, incluyendo imágenes de cada una.
2.2.1.6 Infografías
Permite definir hasta 3 infografías diferentes para cada una de las promociones introducidas, incluyendo imágenes de cada una.
2.2.1.7 Precios
Campo de texto que permite establecer los diferentes rangos de precios según los tipos de inmuebles incluidos en cada promoción.
2.2.1.8 Contacto
Son los datos que verán los visitantes a través de Internet a la hora de contactar con el anunciante. El “Nombre para Mostrar” hace referencia a la empresa, el “Contacto Comercial” el nombre de la persona por la que se debe preguntar.
En la parte baja de esta pestaña encontramos las opciones de “Publicación”. Haremos clic en “Listo para Publicar” una vez que ya esté introducida TODA la información sobre la Promoción. Y seleccionaremos “Publicar en Portales” cuando deseemos que la Promoción comience a presentarse a través de Internet.
2.2.2 Otras características de la Ficha de Promociones
Existe una serie de opciones adicionales que podemos encontrar en varias de las pestañas de la ficha de promociones. A continuación se recogen las más importantes.
2.2.2.1 Pasar a Histórico
Este botón de la parte superior nos permite cambiar el estado de nuestra Promoción de Activa a Inactiva. Si estamos dentro de una Promoción Inactiva, el botón dirá “Pasar a Activa” para realizar el proceso inverso.
2.2.2.2 Imprimir en Papel
Permite la impresión de la Promoción en formato papel.
2.2.3 Listado de Promociones
Al igual que en el caso de los inmuebles, al hacer clic en el botón “Promociones” desde la pantalla de Inicio de Inmotek Online, accedemos al listado de Promociones (desde el cual hemos introducido nuevas promociones). Por defecto se mostrarán “Todas” las promociones. Para eliminar una Promoción haremos clic sobre el aspa roja que incluye en la parte derecha cada promoción en este listado.
2.2.3.1 Navegador de Carpetas
Para una mayor facilidad en la visualización de las promociones, se incluye un navegador de carpetas. Se llama así a los enlaces que aparecen al lado izquierdo del listado de promociones, sobre un fondo marrón claro. Por defecto estaremos dentro de la carpeta de “Todas” las promociones. Podremos discriminar entre las activas y las inactivas haciendo clic.
2.2.3.2 Buscar por Texto
La búsqueda por texto permite buscar promociones según un texto determinado dentro de la ficha. Para efectuar la búsqueda basta con hacer clic en el pequeño botón que está junto al cuadro de texto. El botón Restablecer Búsqueda vuelve a mostrarnos la vista general.
2.2.3.3 Imprimir
Permite la impresión del listado de Promociones en formato papel.
Figura 2.3.1.1 - 2.3.1.3
Figura 2.3.2
Figura 2.3.2.2
Desde el apartado de Clientes podremos dar de alta nuevos demandantes de inmuebles, editar los que tenemos, dar bajas, etc. Además todas las demandas incluyen cruces automáticos con nuestra cartera de inmuebles. Al hacer clic en el botón “Clientes” accederemos al Listado de Clientes.
2.3.1 Nuevo Cliente
Para insertar un nuevo cliente en nuestra base de datos, debemos hacer clic en el botón “Nuevo Cliente” que tenemos en la parte superior de la pantalla, indicado mediante un icono con dos personas. En ese momento accederemos a la ficha de cliente, compuesta por dos pestañas diferentes...
2.3.1.1 Datos de Cliente
En esta pestaña recogeremos toda la información necesaria sobre cada cliente. En un primer bloque rellenaremos los datos personales, en el siguiente los datos de contacto, posteriormente los datos de la demanda que realiza y, por último, podremos ver en la parte de abajo los inmuebles que se ajustan a su demanda, mediante un cruce generado automáticamente por el sistema en tiempo real.
2.3.1.2 Seguimiento
En la pestaña de Seguimiento del Cliente podemos añadir actividades que hayamos realizado con él. Además aparecen de manera automática las visitas u ofertas que este cliente haya realizado por alguno de nuestros inmuebles, datos que recoge de las propias fichas de los inmuebles.
2.3.1.3 Imprimir en Papel
Este botón nos permite imprimir los datos de un cliente. Al pulsarlo veremos una vista previa del resultado, y la pantalla genérica de impresión, donde elegiremos la impresora y calidad.
2.3.2 Listado de Clientes
Cuando accedemos al apartado de “Clientes” desde la pantalla de Inicio de Inmotek Online, aparece el listado de clientes que tenemos en cartera. Para eliminar un registro basta con hacer clic sobre el aspa de color rojo que incluye cada registro en la parte derecha. Desde esta pantalla además podemos realizar varias acciones.
2.3.2.1 Navegador de Carpetas
Para una mayor facilidad en el manejo de los diferentes tipos de clientes que tenemos, se incluye un navegador de carpetas. Se llama así a los enlaces que aparecen al lado izquierdo del listado de clientes, sobre un fondo naranja. Por defecto estaremos dentro de la carpeta de “Todos” los clientes que tenemos “Activos”. Haciendo clic en otra carpeta se pueden ver los clientes Inactivos, con varios subtipos de cliente según diferentes criterios.
2.3.2.2 Buscar por Texto
La búsqueda por texto permite buscar clientes según un teléfono o un texto determinado dentro de la ficha de un cliente. Para efectuar la búsqueda basta con hacer clic en el pequeño botón que está junto al criterio que usamos para buscar.
2.3.2.3 Imprimir
Este botón nos permite imprimir listados de clientes. Al pulsarlo veremos una vista previa del resultado, y la pantalla genérica de impresión, donde elegiremos la impresora y calidad.
Figura 2.4.1
Figura 2.4.2
Figura 2.4.3
Figura 2.4.4
Al acceder al apartado Gestiones desde la pantalla de Inicio de Inmotek Online (o desde el navegador de la parte superior izquierda en cualquier sección del Software Gestión Inmobiliaria) veremos por defecto el listado de llamadas. Pero además de llamadas, podemos gestionar Herramientas financieras, Gastos, Proveedores y una Agenda. Para acceder a cada una de estas secciones nos desplazaremos mediante el navegador de carpetas de la parte izquierda de la pantalla, que se encuentra sobre un fondo verde oscuro.
Dentro del apartado Gestiones podremos, en todo momento, generar un “Nuevo Gasto”, “Nuevo Proveedor” o una “Nueva Llamada” mediante los botones que se encuentran en la parte superior de la pantalla.
2.4.1 Llamadas
Inmotek permite gestionar las llamadas recibidas en la agencia inmobiliaria de forma sencilla y eficiente. El estado en el que se pueden encontrar las llamadas será de “Pendiente” o “Notificada”.
2.4.1.1 Nueva Llamada
Este botón se encuentra en la parte superior de la pantalla, permite dar de alta nuevas llamadas recibidas en nuestra agencia. Por defecto serán pendientes, hasta que éstas sean notificadas. Permite recoger los datos de la llamada (teléfono, fecha, hora, etc.) e incluir notas sobre el contenido de dicha llamada.
2.4.1.2 Listado
En el navegador de carpetas de la parte izquierda (sobre fondo verde oscuro) podemos hacer clic en “Listado” para ver el listado completo de llamadas, desde donde podremos pasar a estado Notificada haciendo clic sobre el icono que representa un reloj, o eliminarlas haciendo clic sobre el aspa roja.
2.4.1.3 Mis Llamadas
Esta carpeta muestra las llamadas que iban dirigidas únicamente al Usuario de Inmotek que está utilizando la plataforma en ese momento, obviando el resto de llamadas registradas.
2.4.2 Herramientas
Inmotek Online incluye tres herramientas sencillas de cálculo financiero. Haciendo clic en el navegador de carpetas de la parte izquierda (fondo verde oscuro) podemos utilizarlas.
2.4.2.1 Cálculo de Cuotas
Calcula cuotas hipotecarias mediante la introducción de un importe, un plazo, un interés y una frecuencia de pago.
2.4.2.2 Importe Máximo
Indicando la cuota que se desea pagar, así como el interés y el plazo, obtendremos el importe máximo de la hipoteca.
2.4.2.3 Cálculo de Plazos
Mediante la cantidad del préstamo, el tipo de interés y la cuota a pagar, podemos calcular los plazos del préstamo.
2.4.3 Gastos
El apartado de gastos hace referencia a todo tipo de gasto de la agencia, incluidos los que no están directamente relacionados con el desempeño de la función principal. Aquí podemos incluir tanto gastos de publicidad, como facturas de mantenimiento, papelería, etc. Además permite atribuir los diferentes gastos a un empleado concreto. El sistema automáticamente realiza y muestra la suma total de los gastos incurridos.
2.4.3.1 Nuevo Gasto
Mediante este botón de la parte superior de la pantalla podemos acceder a la ficha de nuevo gasto. Ésta incluye al responsable del Gasto, la fecha del mismo, la cantidad económica del gasto, así como notas adicionales explicativas (Detalle).
2.4.3.2 Listado
Mediante el navegador de carpetas de la parte izquierda de la pantalla sobre fondo verde oscuro, podemos mostrar el listado general de gastos, que incluye automáticamente la suma de los mismos. Desde esta pantalla puede eliminarse un gasto determinado haciendo clic sobre el aspa roja de la parte derecha.
2.4.3.3 Por Fecha
Mediante el navegador de carpetas de la parte izquierda de la pantalla sobre fondo verde oscuro, podemos mostrar el listado de gastos ordenados por fecha. Se trata de un sistema de carpetas desplegable de fácil utilización.
2.4.4 Otros
2.4.4.1 Proveedores
El listado “Proveedores” nos permite visualizar el conjunto de proveedores que hemos dado de alta en el sistema, con sus datos de contacto. Para eliminar un registro basta con hacer clic sobre el aspa roja de la parte derecha de cada registro.
2.4.4.1.1 Nuevo Proveedor
Mediante el botón “Nuevo Proveedor” de la parte superior de la pantalla, podemos acceder a la ficha para dar de alta un nuevo proveedor, que está compuesta por dos pestañas explicadas a continuación. Como ocurre en todas las secciones de Inmotek Online, no debemos olvidar hacer clic sobre el botón superior “Guardar” para que los cambios efectuados sean registrados correctamente.
2.4.4.1.1.1 Datos
En esta pestaña de la ficha deberemos rellenar el mayor número posible de formas de contacto para asegurarnos poder localizarlo en un momento dado. Permite introducir en Detalle notas libres, y en la parte inferior de la ficha rellenaremos el nombre del contacto o los contactos que tengamos en dicha empresa o autónomo.
2.4.4.1.1.2 Seguimiento
En la pestaña de seguimiento podemos añadir actividades realizadas con este proveedor. Para añadir una haremos clic en el botón de la derecha “Nuevo” y rellenaremos Fecha, Hora y Notas, haciendo clic en Guardar.
2.4.4.2 Agenda
El apartado Agenda nos permite visualizar las diferentes actividades que se han registrado bajo Inmotek Online y a las que se han agregado fechas. Por ejemplo podemos visualizar mediante un calendario las diferentes actividades con clientes, proveedores y propietarios, así como las llamadas y visitas realizadas, todo de un solo vistazo.
Figura 3.1
Figura 3.1.1
Figura 3.2
Figura 3.2.1
En la parte inferior de la pantalla de Inicio de Inmotek Online encontramos (debajo de las cuatro secciones del Software Gestión Inmobiliaria) el apartado “Más Inmotek”, dividido a su vez en cuatro secciones: Correo Web y Agenda, Ofertas Especiales, Inmuebles del Grupo y Bolsa de Inmuebles.
3.1 Correo Web y Agenda
Este apartado permite acceder al cliente de correo profesional SmarterMail, incluido dentro de las funcionalidades de Inmotek Online. Al hacer clic sobre el icono “Correo Web y Agenda” nos pedirá una contraseña, que habrá sido suministrada anteriormente por los administradores de Inmotek. El acceso al Correo Web es exclusivo para usuarios de Inmotek que han contratado la modalidad WEB o la modalidad PRO, que incluyen la gestión del Sitio Web de la agencia inmobiliaria y las cuentas de correo electrónico.
3.1.1 Correo
Al introducir la contraseña del Correo Web, se abrirá en una nueva ventana la aplicación de Correo electrónico. En la pantalla inicial de correo se mostrarán noticias generales, y para acceder al contenido de la cuenta de correo, el funcionamiento será similar a cualquier otro cliente de correo a través de Internet, como Hotmail o Yahoo: Haremos clic en el botón Inbox (izquierda) para consultar nuestros nuevos correos (el sistema avisa del número de nuevos correos que aún no hemos leído y que aparecen en negrita). Al pinchar en cada mensaje de correo, éste será visible en la parte inferior de la pantalla. Para escribir un mensaje haremos clic en Nuevo Mensaje, en la parte izquierda de la pantalla. También podemos consultar las carpetas de mensajes enviados y mensajes borrados.
En la parte inferior izquierda encontramos los accesos a “Calendario”, “Contactos”, “Notas” y “Avisos”.
En la parte superior de la pantalla se encuentra la sección “Parámetros” donde configurar nuestro SmarterMail.
Para mayores detalles sobre esta aplicación incluida en Inmotek Online, recomendamos visitar la página de “Ayuda” mediante el acceso en la parte superior, junto al botón de Parámetros.
3.2 Ofertas Especiales
El apartado “Ofertas Especiales” está representado por un icono con una corchera y avisos clavados en ella. Permite la contratación de diferentes servicios adicionales exclusivos para los clientes de Inmotek Online.
3.2.1 Publicación en Otros Portales
Mediante Inmotek puede publicarse en multitud de portales de pago, con los que se ha llegado a acuerdos para facilitar la labor de publicación de nuestros clientes. Actualmente la lista de portales con los que colaboramos son: Hogaria, Urbaniza, SuVivienda, Geoviviendas y Expocasa. Además, la publicación desde Inmotek supone descuentos sobre la tarifa habitual de estos portales, exclusivos para nuestros clientes. Para navegar por las diferentes ofertas, simplemente debe hacerse clic sobre el servicio que nos interesa y se desplegarán las diferentes opciones. Las ofertas subrayadas en amarillo responden a ofertas de especial interés. En todo momento aparece en pantalla un enlace para solicitar información y otro para volver al Panel (pantalla de Inicio).
3.2.2 Servicios de Marketing
Los responsables del Servicio Inmotek son profesionales con años de experiencia en el sector servicios para inmobiliarias, por lo que ofrecen ayuda a sus clientes con diferentes servicios añadidos de marketing. Para navegar por las diferentes ofertas, simplemente debe hacerse clic sobre el servicio que nos interesa y se desplegarán las diferentes opciones. Las ofertas subrayadas en amarillo responden a ofertas de especial interés. En todo momento aparece en pantalla un enlace para solicitar información y otro para volver al Panel (pantalla de Inicio).
3.3 Inmuebles del Grupo
Esta opción sólo estará visible cuando se trate de un usuario que pertenece a un grupo de inmobiliarias que ha contratado Inmotek y cruza en tiempo real sus bases de datos para ofrecer un servicio general. Podemos observar los listados de todos los inmuebles que componen las bases de datos del conjunto de inmobiliarias, y realizar búsquedas.
En estos listados figurarán los inmuebles de cada agencia que estén marcados con la casilla “Mostrar al Grupo”. Además cada agencia puede marcar las opciones de mostrar “Dirección”, “Propietarios” y/o “Notas”. Estas opciones serán sólo funcionales para los usuarios de grupos de inmobiliarias.
3.4 Bolsa de Inmuebles
Próximamente.
Trabajamos diariamente para ofrecerle nuevos servicios.
Figura 4.1-4.2
Figura 4.3
Figura 4.4.1
Figura 4.4.2
Figura 4.4.2.1
Figura 4.4.3.1
Figura 4.4.3.2.1
Figura 4.4.5
Figura 4.4.6
Figura 4.4.7
Figura 4.5
En la parte derecha de la pantalla de Inicio de Inmotek Online podemos encontrar una serie de botones para facilitar la configuración y uso de las características del sistema. La primera sección que encontramos se denomina “Accesos” y engloba diferentes iconos.
4.1 Mi Sitio Web
Este botón es un acceso directo al Sitio Web de nuestra inmobiliaria. Simplemente nos permite acceder de forma rápida, sin necesidad de teclear la dirección. Especialmente útil para comprobar cómo se publican en tiempo real los cambios que efectuamos en nuestros inmuebles desde Inmotek Online (aquellos clientes que tienen contratada una modalidad Web o Pro).
4.2 Mi OfertaPiso
Este botón es un acceso directo a la MiniSite de nuestra inmobiliaria en OfertaPiso.com. La MiniSite es la página que recoge toda la oferta inmobiliaria de una agencia, así como sus datos de contacto e inmuebles destacados. Este botón nos permite acceder de forma rápida, sin teclear la dirección. Especialmente útil para comprobar qué tenemos publicado en este preciso momento en el portal.
4.3 Permisos
Mediante este botón el sistema nos muestra los permisos que tenemos actualmente, éstos son diferentes para cada tipo de usuario. El usuario maestro será el Administrador. Los diferentes permisos son “Editar”, “Imprimir”, “Ciclar” y “Borrar” inmuebles. El término Ciclar hace referencia a pasar el inmueble de un estado a otro (de cartera a señalado, de señalado a gestionado...).
4.4 Opciones
El botón “Opciones” es de especial relevancia, ya que desde este apartado se pueden configurar varios de los principales parámetros de Inmotek Online. Al hacer clic sobre él iremos a la pantalla de Opciones, donde nos moveremos a través de un navegador de carpetas, situado en la parte izquierda de la pantalla sobre un fondo grana. Las diferentes secciones accesibles en la versión completa (en la versión demo están reducidas) son:
4.4.1 Datos de Empresa
Es la sección que veremos por defecto al acceder a “Opciones”. Tiene 3 partes principales en su presentación:
4.4.1.1 Datos
En ella se recogen los datos de contacto de la empresa que deberemos rellenar, los cuales se utilizan para que los visitantes de los diferentes portales y el propio personal de Inmotek puedan contactar con nosotros.
4.4.1.2 Logo
En la parte inferior de la pantalla está la herramienta para introducir el logo de nuestra empresa. Su tamaño debe ser de 120x60 píxeles. Simplemente haremos clic en “Examinar” y seleccionaremos el archivo correspondiente. Si tenemos problemas con el tamaño del logo o preferimos que profesionales del diseño optimicen el mismo, podemos enviar nuestro logo en tamaño original a soporte@inmotek.com y el equipo de Inmotek se encargará de todo.
4.4.1.3 Banner
Debajo del todo podremos introducir un banner de la inmobiliaria de tamaño 120x400 píxeles.
4.4.2 Gestión de Localidades
Esta pantalla nos muestra todas las localidades y zonas de la base de datos de Inmotek Online. Mediante el selector de la parte superior de la pantalla elegiremos nuestra provincia, entonces se mostrarán debajo todas las localidades. Si hacemos clic en una localidad se mostrarán todas las zonas que comprende.
4.4.2.1 Sugerir Localidades y Zonas
Si necesitamos la inclusión de una localidad o zona que actualmente no está incluida, podemos sugerir su inclusión de una manera muy sencilla. Para sugerir una localidad, desde la pantalla de la provincia usaremos el cajetín de texto situado en la parte superior “Sugerir Localidad” y haremos clic en el botón Enviar. En el caso de las zonas, debemos introducirnos en una localidad, haciendo clic sobre ella, y rellenar el cajetín de texto “Sugerir Zona”, haciendo clic en el botón Enviar para que el equipo de Inmotek Online reciba estas solicitudes. Una vez recibidas pueden pasar horas o días hasta su comprobación y posterior inserción en el sistema, si bien dicha inserción les será confirmada bien por e-mail o vía telefónica.
4.4.3 Gestión de Personal
Aquí podremos gestionar la plantilla al completo de nuestra agencia.
4.4.3.1 Listado de Personal
Es la lista de los trabajadores que se muestra cuando accedemos a Gestión de Personal. Nos muestra de un vistazo los datos principales, y al igual que en el resto de programa se puede acceder a la ficha de cada uno haciendo clic sobre él o también podemos eliminar un registro haciendo clic sobre el aspa roja de la parte derecha.
4.4.3.2 Nueva Incorporación
En la parte superior encontramos el botón de “Nueva Incorporación” con el que daremos de alta a nuevos trabajadores de la agencia. Al hacerlo nos aparece una ficha de personal vacía.
4.4.3.2.1 Ficha de Personal
Ficha con los datos personales del trabajador, sus datos profesionales y abajo del todo una casilla de activación denominada “Es Usuario de Inmotek”. Se activará si dicho trabajador va a tener acceso a la plataforma Inmotek Online, entonces se desplegará en la parte de abajo una serie de opciones: Deberemos darle un Nombre de Usuario y Contraseña para acceder al programa, configurar sus Permisos (Modificar, Ciclar, Borrar e Imprimir) o limitar su horario de acceso a la plataforma. Es importante destacar que tan solo los Administradores tienen potestad para dar de alta nuevos trabajadores.
Recordaremos oprimir el botón “Guardar” de la parte superior para que el nuevo trabajador quede registrado.
4.4.4 Gestión de Accesos
Similar a la gestión de personal (comentado en el apartado anterior) , pero referida exclusivamente al personal de la agencia que tiene acceso a Inmotek Online.
4.4.5 Palabras Clave
Esta pantalla muestra los diferentes estados que muestra el programa por defecto para variables de un inmueble como pueden ser: tipo de calefacción, ventanas, puertas, suelos, etc. Permite su edición de manera sencilla. Simplemente debemos pinchar en el cajetín referente al tipo de palabra clave que queremos introducir (por ejemplo en Estado Paredes) y añadir mediante el teclado el nuevo tipo (por ejemplo Empapeladas). Basta con hacer clic en “Guardar” en la parte superior y los cambios tomarán efecto al instante.
4.4.6 Opciones Varias
4.4.6.1 Configuración Moneda Alternativa
La moneda principal de Inmotek Online son los euros, pero permite mostrar los resultados en otra moneda alternativa, efectuando la conversión automáticamente. Por defecto esta segunda moneda siempre será la peseta, sin embargo podemos cambiarla en este apartado. Además podemos deseleccionar la opción “Ver moneda alternativa en consultas” para que no aparezcan los precios en pesetas en las listas de resultados de inmuebles.
4.4.6.2 Opciones de Presentación
“Ver dirección en consultas” permite activar o desactivar la muestra de la dirección de los inmuebles en los listados, lo cual permite ocultar información privada o simplemente ahorrar espacio y conseguir listados más claros.
“Imprimir listados extensos” imprime por cada inmueble, además de la línea de los datos principales, otra línea con las Notas del mismo.
“Imprimir Inmuebles en 1 folio” hace que las impresiones de inmuebles ocupen 1 folio entero en lugar de medio.
“Intervalo Carrusel” permite definir el tiempo de muestreo de cada inmueble en el Carrusel Multimedia que permite mostrar nuestra cartera en el escaparate de la inmobiliaria a través de un monitor (explicado anteriormente).
“Modo ocultamiento”: Inmotek Online permite 3 formas diferentes de manipulación de la información por parte de los comerciales de la agencia:
1) Los comerciales ven y editan todos los inmuebles
2) Los comerciales ven todos los inmuebles, pero solo editan los propios
3) Los comerciales ven solo los inmuebles que gestionan
Esta decisión es gestionada sólo por los Administradores.
“Fondos de escaparate” permite introducir diferentes diseños para decorar el fondo de las fichas de inmueble que colocaremos en nuestro escaparate. En la vista previa de la ficha de cada inmueble podremos seleccionar el fondo que deseamos.
4.4.6.3 Otros
En esta sección podemos activar la casilla “Limitar horario” que permite limitar el acceso a Inmotek Online para todos los usuarios (se puede limitar el acceso al sistema de un usuario concreto desde su ficha de personal). Y por último el sistema nos muestra en la parte inferior el número de licencias que tenemos adquiridas. Las licencias representan el número de usuarios que pueden acceder simultáneamente al sistema.
4.4.7 Fichas vacías para Imprimir
Permite imprimir las fichas de los diferentes tipos de inmuebles, pero vacías de información. Esto es útil por ejemplo para ofrecérsela a los vendedores de inmuebles y que rellenen por sí mismos dicha información en caso de no disponer de mucho tiempo.
4.5 Incidencias
Próximamente, actualmente en fase de prueba.
Se trata de un nuevo servicio que pretende dar respuesta a posibles incidencias relacionadas con Inmotek Online de manera más cómoda para el usuario. Además recoge las conversaciones escritas entre técnico y usuario en forma de guión, de tal manera que éstas quedan registradas.
4.6 Ayuda
Este apartado nos mostrará ayuda para el usuario. Además de este manual incluye:
4.6.1 Ayuda Online
Este icono nos da acceso cuando está “encendido” (con color) a un Help Desk, es decir, una especie de Chat en directo con un técnico que resolverá nuestras dudas. Cuando el icono se muestre “apagado” (color gris) será porque no hay técnicos disponibles en ese momento, así que al hacer clic podremos dejarle un mensaje electrónico que atenderá a la mayor brevedad.
4.6.2 Vídeos Explicativos
Se recogen una serie de vídeos explicativos sobre algunas funcionalidades de Inmotek Online que son especialmente representativas.
Figura 5.1
Figura 5.2
Figura 5.3
En la sección Personalizar de la pantalla de Inicio de Inmotek Online encontramos las siguientes opciones para customizar nuestra plataforma:
5.1 Tema
Permite cambiar la imagen de fondo que muestra nuestro Inmotek, pudiendo elegir entre varias opciones.
5.2 Favoritos
En el próximo apartado “Favoritos” se describen una serie de accesos directos que son configurables desde esta opción. La “posición” define el primer, segundo o tercer acceso directo mostrado en la pantalla de Inicio, el “nombre” será el que se mostrará en la pantalla, y la “dirección” será la ruta de la página web que queremos enlazar (por ejemplo: www.google.es).
5.3 Canales
Este botón nos permite configurar lo que mostrará Inmotek Online en la parte inferior de la pantalla de Inicio (debajo de la sección “Más Inmotek”). Podemos elegir entre no mostrar nada (pueden aparecer esporádicamente avisos de Inmotek relacionados con novedades y mejoras del sistema), mostrar enlaces de interés (banners publicitarios) o mostrar Noticias. En este último caso se mostrarán una serie de noticias de actualidad, el canal es configurable, pudiendo escoger entre: El País, Periodista Digital, El Mundo, Marca, El Correo, DeGerencia y El Economista.
6. Favoritos
Se trata de una serie de accesos directos a nuestras páginas Web preferidas, los cuales son configurables desde el botón “Favoritos” de la sección Personalizar, situada inmediatamente encima.
7. Búsqueda
Este cajetín permite realizar búsquedas de todo tipo desde el propio Inmotek Online, mediante un motor Google, es decir, los resultados de la búsqueda serán los mismos que si ésta se realizase desde el propio buscador.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo se introducen nuevos inmuebles?
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¿Cómo introduzco el logo de mi inmobiliaria?
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¿Si no existe una localidad o zona concreta?
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¿Cómo cambio mi contraseña?
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¿Puedo cambiar la referencia de un inmueble?
Por supuesto. Por defecto el sistema aplica una referencia automática autonumérica e incrementativa a todo inmueble una vez que se guarda por primera vez. Sin embargo, una vez que ha sido guardado aparece en la parte superior de la pestaña “Datos Inmueble” de la ficha del inmueble la referencia que le ha sido asignada, con la leyenda “Nº”. Este número puede ser modificado (no pueden introducirse letras) a nuestro gusto, y la próxima vez que sea guardado pasará a tener el número de referencia que le hayamos asignado.
¿Por qué aparece el mensaje “Máx. Licencias Superadas” cuando intento acceder?
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¿Por qué veo algunas imágenes o textos de forma incorrecta?
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¿Cómo obtengo actualizaciones de la aplicación?
Una de las ventajas de Inmotek es que, al ser una aplicación on-line, permite actualizaciones desatendidas. Es decir, nosotros introducimos mejoras en el sistema durante la noche, y cuando usted comienza a usar Inmotek, ya puede disfrutar de ellas. El sistema goza de actualizaciones todos los meses, sin coste adicional para nuestros clientes.
¿Qué es el Programa de Experiencia Cliente?
Es la metodología que ha convertido a Inmotek en la aplicación inmobiliaria preferida por los profesionales. Recogemos todas sus iniciativas y propuestas en torno a la aplicación, y todas aquellas que son consideradas como positivas se recogen en posteriores actualizaciones del sistema, de tal manera que todos los usuarios se puedan beneficiar de dichas mejoras.
¿Cuales son los límites de almacenamiento de Inmotek?
Sencillamente no hay limites, su diseño bajo arquitectura de base de datos MySQL, brinda velocidad, fiabilidad y seguridad nunca vistas, olvídese de viejos motores de base de datos de otros programas, Access, DBF, Dbase, etc. Si quiere un número, podemos hablar de mil, cinco mil o diez mil... tantos inmuebles como se le ocurran. Todos ellos, con sus respectivas fotografías, en su base de datos, en su Sitio Web y en los portales inmobiliarios.
¿Puedo conectar mis oficinas con Inmotek?
Desde luego, puede conectar sus oficinas y trabajar de manera centralizada, compartiendo los datos en tiempo real, a través de Internet. Cada usuario, cada puesto de trabajo, puede ingresar en Inmotek bajo su propio nombre de usuario, y compartir la base de datos según sus necesidades.
¿Pueden mostrarse inmuebles en el escaparate?
Por supuesto. Inmotek permite imprimir carteles personalizados de inmuebles para mostrar en el escaparate, ahorrándole mucho tiempo. Además incluye la herramienta "Carrusel" que permite visualizar alternativamente inmuebles a través de una pantalla en el escaparate.